La « gestion du temps » est peut-être le terme le plus mal choisi au monde. Qui peut vraiment gérer son temps ? Le voyage dans le temps n’est pas encore possible, et les temps morts à la Zack Morris non plus. Donc, puisque nous ne pouvons pas vraiment gérer le temps, nous devons envisager de nous gérer nous-mêmes.
Le temps avance, que nous soyons dans le bus ou non. Cependant, nous avons le contrôle sur la façon dont nous l’utilisons. Cessez de considérer le temps comme un ennemi et commencez à y penser en termes plus positifs : une ressource à utiliser, une denrée à conserver.
Trois des quatre principales causes de perte de productivité au travail sont liées aux distractions numériques (la quatrième étant le commérage). Mais il existe des moyens de gagner du temps au travail, qui ne se limitent pas à l’arrêt de Facebook et à la réduction des conversations autour de la fontaine. Voici quelques conseils simples de gestion du temps proposer par l‘horloger Lyonnais pour commencer à utiliser votre précieuse ressource à bon escient.
Sortez les horloges
Oui, il y a une horloge ici même dans cet article de blog. Mais si vous avez des dizaines d’horloges dans votre espace de travail, débarrassez-vous-en. La seule dont vous ayez besoin est celle qui se trouve sur l’écran de votre ordinateur. Si vous êtes un gaspilleur de temps, vous les regardez probablement (et vous stressez) des dizaines de fois par jour. Les cadrans des horloges vous fixent, narquois et peu sympathiques. Les horloges sont des distractions inutiles – surtout celle qui est accrochée au mur et qui sonne fort alors qu’elle est silencieuse !
Commencez et arrêtez plus intelligemment
Commencez votre journée par au moins 15 minutes d’installation – pas de réunions, pas d’appels téléphoniques, pas d’e-mails. Prenez le temps de planifier la journée, la semaine à venir, d’organiser le matériel dont vous avez besoin, etc. Et terminez votre journée de la même manière : avec 15 minutes de temps de synthèse, pour être sûr de commencer la journée du lendemain sans la panique habituelle du matin.
Manquer la réunion
Passez-vous un temps infini dans des réunions auxquelles vous ne contribuez en rien ? La réunion des managers du lundi matin était toujours la mienne. Nous passions des heures assis à écouter ce qui s’était passé dans le département de chacun la semaine précédente. Trop tard pour offrir de l’aide ou des conseils, nous attendions tous notre tour pour faire notre rapport et partir en courant. Si vous n’avez rien d’autre à offrir que les statistiques de votre propre département, envoyez un courriel. Si un corps est nécessaire, envoyez un membre du personnel. Ils seront ravis d’être dans la cour des grands, et vous gagnerez un temps précieux.
Pensez comme un psy
Les thérapeutes rencontrent rarement leurs patients pendant une heure entière. Le rendez-vous se termine généralement au bout de 45 ou 50 minutes. Si vous organisez des réunions individuelles dans votre cabinet, prenez exemple sur eux et transformez l’heure que vous avez prévue en 50 minutes de face-à-face. Utilisez ensuite les 10 dernières minutes pour rédiger des notes, planifier un suivi ou traiter les questions abordées.
Programmation stratégique
Dans chaque bureau, il y a une ou deux personnes qui parlent sans cesse et ne vont jamais droit au but. Si vous devez rencontrer l’un des membres les plus bavards de votre équipe, soyez stratégique dans votre planification. Organisez la réunion juste avant le déjeuner, ou immédiatement avant un autre rendez-vous. Soit leur estomac grondant leur dira qu’il est temps de partir, soit vous aurez une excuse toute prête pour conclure. Ne programmez jamais une réunion avec le vide du bureau en fin de journée – à moins que vous n’ayez apporté des vêtements de rechange pour le lendemain !
Bureau clair, esprit clair
Un espace de travail encombré peut être source de stress et de distraction. Prenez 10 minutes et organisez votre bureau. C’est un projet extrascolaire qui vous apportera de grands avantages.
Faites une pause dans votre boîte de réception
Le courrier électronique. Nous ne pourrions pas fonctionner sans eux, mais ils sont très distrayants. Alors désactivez les fenêtres pop-up et les notifications sonores. Réservez quelques plages de temps par jour pour traiter les e-mails, puis fermez-les. Il est beaucoup plus efficace d’envoyer 15 courriels de deux minutes dans un laps de temps de 30 minutes que d’interrompre votre travail et d’envoyer ces courriels à des moments différents de la journée.
Soyez particulier avec les avantages
Certains lieux de travail – notamment certaines startups bien connues – offrent des avantages exceptionnels : bars à jus de fruits, tables de billard, jeux d’arcade, etc. Ces avantages sont indubitablement cool et vous espérez que les employés sentent qu’ils peuvent en profiter pleinement. Mais si votre pause du matin déborde sur l’heure du déjeuner et que vous êtes toujours là, vous perdez du temps. Rappelez-vous : il s’agit d’un avantage pour vous remonter le moral, pas d’une station de procrastination.
Temps pour moi
En plus de superviser, vous avez, vous savez, votre propre travail à faire. Prévoyez du « temps pour vous » tous les jours, en espérant que ce soit à un moment de la journée où il y a une accalmie. L’une des choses les plus intelligentes que j’ai faites en tant que manager a été de programmer mon déjeuner après le retour de mes collaborateurs. J’avais ainsi un peu de temps pour faire mon travail pendant qu’ils étaient partis, et ils pouvaient accomplir leurs tâches pendant que je n’étais pas au bureau – tout le monde y gagnait. Je n’avais pas souvent l’occasion de déjeuner avec l’équipe, mais je ne ramenais pas non plus une pile de travail à la maison tous les soirs.
Le multitâche est surfait
Vous pouvez peut-être naviguer dans ce logiciel pendant que vous êtes en pleine conversation téléphonique, mais il est fort probable que vous ne ferez ni l’un ni l’autre. Certaines activités multitâches sont excellentes, comme la consultation de votre courrier électronique lorsque vous êtes en attente, par exemple. Mais trop souvent, vous ne faites que vous compliquer la tâche. J’ai passé beaucoup trop de temps à revenir en arrière et à corriger des erreurs que j’avais faites en étant multitâche – des erreurs que je n’aurais jamais faites si je m’étais concentré sur une seule chose à la fois.
Élimination de la procrastination
La procrastination est une source majeure de perte de temps. Il existe des tomes interminables sur les raisons de la procrastination :
- la peur de l’échec
- L’absence d’un objectif clair
- Peur du succès
- Tâche trop importante
- Perfectionnisme
Quelle que soit la motivation, la procrastination fait perdre beaucoup de temps et peut devenir une prophétie auto-réalisatrice. Plus vous passez de temps à vous inquiéter de ne pas avoir assez de temps pour faire les choses, moins vous aurez de temps pour les faire. Fermez les yeux et allez de l’avant. Il vaut mieux se tromper que ne pas réussir. Il est peu probable que vous manquiez complètement la cible, et au moins vous aurez fait l’effort.
Paralysie du projet
Un énorme projet vous attend et vous êtes terrifié. Vous êtes convaincu que vous n’avez ni le temps, ni l’énergie, ni l’envie de le mener à bien. Mais il est là, sur votre bureau, à vous narguer tout de même. Vous pouvez le maîtriser et le mener à bien en établissant un plan d’action sur la façon dont vous allez vous y prendre. La clé pour entreprendre un grand projet est de le diviser en sections plus petites et plus faciles à gérer.
Fixez de petites échéances
Si vous avez un gros projet à réaliser dans un mois, il est trop facile de le reporter à la dernière semaine. Divisez votre travail en petites tâches et assignez à chacune d’elles une date limite stricte (mais raisonnable), afin de rester sur la bonne voie et de terminer le projet dans les temps. Si une tâche prend trop de temps, vous savez où mettre la pression. Si une autre est terminée avant la date limite, vous avez un peu de répit. Si vous comptez sur la contribution des autres, donnez-leur également des délais. Ne laissez pas la procrastination des autres faire dérailler votre travail !
Cher journal
Si vous cherchez encore des moyens de maîtriser votre temps, créez un journal de bord. Vous savez que lorsque les gens surveillent leur poids, ils notent parfois tout ce qu’ils mangent ? Eh bien, c’est la même chose avec le temps. Cela demande de la discipline, et les gens peuvent vous regarder bizarrement, mais notez tout ce que vous faites et le temps que cela vous prend, toute la journée pendant une semaine. Analysez ces informations pour voir quels sont les éléments qui vous font perdre le plus de temps, et trouvez des moyens de les éliminer.
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